Medlemssidor

Integritetspolicy VVS-Fabrikanterna

INTEGRITETSPOLICY

Din integritet är viktig för oss på VVS-Fabrikanternas Råd, org.nr 556223-1877 (”VVS-Fabrikanterna/ vi”). VVS-Fabrikanterna är personuppgiftsansvarig för organisationens behandling av personuppgifter. Därför har vi på VVS Fabrikanterna upprättat en integritetspolicy som beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter. Integritetspolicyn beskriver även vilka rättigheter du har gentemot oss och hur du kan utöva dem.

Om integritetspolicyn kan komma att uppdateras och vi meddelar i så fall detta på http://vvsfabrikanterna.se/integritetspolicy-vvs-fabrikanterna                    

Vid frågor avseende integritet, dataskydd eller personuppgifter, vänligen skicka e-post till info@vvsfabrikanterna.se

1. Om VVS-Fabrikanterna

VVS-Fabrikanterna är VVS- och VA-industrins branschorganisation. Vi på VVS Fabrikanterna förbinder oss genom denna integritetspolicy att respektera och skydda dina personuppgifter och din personliga integritet i enlighet med gällande lagstiftning, branschregler och andra relevanta normer.

2. Om vår behandling av personuppgifter
2.1. Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som kan hänföras till dig som person. Med detta menar vi bl.a. ditt namn, ditt telefonnummer, e-postadress m.m. En personuppgift är alltså varje uppgift som någon direkt eller indirekt kan identifiera dig med.

De personuppgifter som vi behandlar är kontaktuppgifter t.ex. namn, e-postadress, telefonnummer, arbetsgivare, yrkesroll, användaruppgifter för inloggning på webbplats (endast medlemmar) samt i vissa fall övrig information som du delat med dig i form av exempelvis hälsodata (t.ex. allergiska reaktioner och hälsotillstånd du upplyser oss om) eller annat som vi informerar dig om vid senare tillfälle vi tagit emot från tredje man. Vi kan komma att lämna ytterligare information om vår behandling inklusive vilka personuppgifter som vi behandlar. Sådan information kompletterar vad som anges i denna Integritetspolicy.

2.2.Vad är en behandling av personuppgifter?

Med behandling av personuppgifter menar vi i denna Integritetspolicy allt som vi gör med dina personuppgifter, det kan exempelvis vara genom att vi samlar in informationen, registrerar den i våra system, utskick m.m., men även att lagrar/arkiverar och gallrar i informationen.

2.3. Vilka personer berörs?

VVS-Fabrikanterna behandlar dina personuppgifter som är kontaktperson (exempelvis styrelseledamöter, fullmäktigerepresentanter, fullmäktigesuppleanter, projektdeltagare, kontaktperson för intressegrupper, projekt, aktiviteter, mässor  m.m.) i ett av våra medlemsföretag, eller i vissa fall dig som är kontaktperson för en av våra medlemsföretags kunder samt andra som deltar på våra aktiviteter som exempelvis års- och medlemsmöten, eller andra typer av arrangemang och aktiviteter såsom utbildningstillfällen och de mässor som vi själva eller i samarbete med våra samarbetspartners arrangerar.

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Vi samlar in dina personuppgifter från dig direkt, från kontaktsidor på hemsidor, från din arbetsgivare eller från en av våra medlemsföretags kundregister.

I samband med att ett företag ansöker om medlemskap hos oss på VVS-Fabrikanterna skickas dina erforderliga personuppgifter till oss antingen direkt genom dig eller din arbetsgivare.

Vi samlar även in uppgifter om personer som deltar på våra aktiviteter som exempelvis års- och medlemsmöten, eller andra typer av arrangemang och aktiviteter såsom utbildningstillfällen och de mässor som vi själva eller i samarbete med våra samarbetspartners arrangerar.

I samband med arrangemang av mässor kan vi även komma att samla in dina personuppgifter från en av våra medlemsföretags kundregister.  

2.4. Varför behandlar vi personuppgifter?

Anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter är framförallt för administration innefattande att ta i mot anmälningar, bokningar, om- och avbokningar, utskick av bokningsbekräftelser, kommunikation kring arrangemanget och bokningen via telefon eller i digitala kanaler för eventuella frågor eller klagomål, fakturering, inbjudningar och kallelser. Vi behandlar information för att informera och marknadsföra de aktiviteter som du eller din arbetsgivare deltar i. Dina personuppgifter kan även komma att behandlas i marknadsföringssyfte.

VVS-Fabrikanterna behandlar aldrig dina personuppgifter för automatiskt beslutsfattande.

2.5. Varför är behandlingen nödvändig?

Vi har identifierat en laglig grund för alla behandlingar vi utför. Vi behandlar personuppgifter i följande fall:

  • Samtycke – då du samtyckt till behandlingen (du kan alltid återkalla ett tidigare lämnat samtycke).
  • Avtal – för att fullgöra ett avtal som du har ingått med oss.
  • Rättslig förpliktelse –bokföringslagen ställer i vissa fall krav på oss att behandla personuppgifter. I dessa fall behandlar vi behandlar personuppgifter då det finns legala krav på oss att göra så.
  • Intresseavvägning – I vissa situationer har vi gjort en intresseavvägning av behandlingen av personuppgifter då vi har bedömt att vårt intresse av behandlingen av personuppgifterna väger tyngre än ditt integritetsintresse.

Vi på VVS-Fabrikanterna använder oss av intresseavvägning vid situationer som när vi samlar in dina personuppgifter vid medlemsansökan samt aktiviteter som du har anmält dig till. Detta gör vi för att möjliggöra inbjudningar, kallelser, medlemsadministration och fakturering. Vi använder oss även av intresseavvägning när vi samlar in dina personuppgifter från en av våra medlemsföretag, detta gör vi för att kunna marknadsföra en mässa eller annan aktivitet som kan vara av vikt för dig.

2.6. Vem/vilka delar vi dina personuppgifter med?

Vi på VVS-Fabrikanterna är restriktiva i att dela dina personuppgifter till externa parter. VVS-Fabrikanterna kan dock komma att dela nödvändiga personuppgifter till VVS-Fabrikanternas samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning enligt nedanstående eller enligt information vid ett annat sammanhang:

  1. Transporter (resor, logistik och speditörer)
  2. Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, eller reklambyråer)
  3. IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar)
  4. Ekonomitjänster (företag som hanterar fakturering, årsredovisningar, revisioner m.m.)
  5. Samarbetspartners/medarrangörer av mässor eller andra aktiviteter

För det fallet att vi använder oss av personuppgiftsbiträden kommer vi säkerställa att det finns skriftliga avtal med dem som säkerställer din integritet.

3. Hur länge behåller vi dina personuppgifter?

Hur länge vi behåller personuppgifter varierar mellan de olika behandlingarna. Vi behåller inte personuppgifterna längre än vad som är nödvändigt för respektive behandling. Lagringstiden baseras i flertalet fall på lagstadgade lagringstider. Nedan följer hur länge vi sparar dina personuppgifter för:

Fakturerings- och betalningsändamål, som en del av bokföringsunderlag sparar vi dina personuppgifter i sju (7) år efter det att underlaget skapades.
Direktmarkandsföringsändamål sparar vi dina personuppgifter i 12 månader efter det att avtalsförhållandet har upphört.
För arrangemang till dess arrangemanget genomförts och eventuell utvärdering är utförd
Sådan lagringstid som vi kan komma att informera dig om för viss typ av behandling.

Vi lagrar dina inloggningsuppgifter/konto (namn, arbetsgivare, e-postadress och lösenord) i två år från och med att det aktiverats eller så länge som du jobbar kvar på berört medlemsföretag.

Kontot kan närsomhelst raderas av oss, på egen eller av arbetsgivares begäran. Inloggningsuppgifterna inaktiveras automatiskt efter 12 månader vid inaktivitet. Nytt konto erhålls på begäran.

4. Säkerhet

Vi är måna om att information om dig inte sprids till obehöriga och jobbar därför kontinuerligt med säkerhet. Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. förlust och obehörig åtkomst.

5. Dina rättigheter gentemot oss

Behandling av personuppgifter ska alltid ske enligt gällande lag. Den lag som gäller är den så kallade dataskyddsförordningen, en europeisk förordning som gäller på inom hela EU. Dataskyddsförordningen ger dig följande rättigheter:

Rätt till information: DU har rätt att få information om när dina personuppgifter behandlas. Du ska få denna information både när uppgifterna samlas in och om du begär det. Vi tillhandahåller denna information kostnadsfritt vid begäran.

Rätt till rättelse: Vi vill självklart att den information vi har om dig är korrekt. Om någon uppgift blivit felaktig har du rätt att få felaktig eller icke-komplett information om dig korrigerad.  

Rätt att bli raderad: I flertalet fall baserar vi våra behandlingar på tvingande regler i lag. Rätten att radera information är därför något begränsad.

I följande fall har du rätt att få information om dig raderad:

  • Personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka vi samlat in dem eller på annat sätt behandlats.
  • Om du återkallar ett samtycke som du gett oss och behandlingen enbart grundar sig på detta samtycke.
  • Om vår grund för behandlingen är en intresseavvägning och du invänder mot denna behandling och dina skäl väger tyngre än de skäl vi har för behandlingen.
  • Om vi behandlar personuppgifterna på något olagligt sätt
  • Om lag eller annan författning kräver att vi raderar personuppgifterna.

Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att i vissa fall kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas för att i framtiden endast behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätt att göra invändningar: Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter antingen till oss eller till berörd dataskyddsmyndighet. Du kan t ex alltid invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. Vid en sådan invändning har vi ingen rätt att skicka ut direkt marknadsföring till dig.  

Rätt till dataportabilitet:Du har rätt att be oss tillhandahålla den information vi har om dig i ett strukturerat maskinläsbart format och få denna information överförd till en annan personuppgiftsansvarig. För att detta ska vara möjligt ska behandlingen grunda sig på ett samtycke från dig eller på avtal, alternativt att behandlingen är automatiserad.

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten.

6. Kontaktuppgifter

Vi på VVS-Fabrikanterna ansvarar för de behandlingar vi gör, d.v.s. vi är personuppgiftsansvariga och ansvarar för att följa dataskyddsförordningen.

Om du har några frågor om vårt arbete med dina personuppgifter, eller om du vill få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, personuppgifter rättade eller raderade ber vi dig att kontakta oss genom att skicka e-post till info@vvsfabrikanternas.se

VVS-Fabrikanternas Råd 2018-05-23